I denne digitale tidsalder bliver næsten alt omdannet til papirløse transaktioner. Rejsedokumenter, kontoudtog og selvregninger kan nu sendes i digital form, hovedsagelig via e-mail. Undertegnede dokumenter er ingen undtagelse, og der er en række praktiske web- og mobilapps, der gør det muligt for en bruger at simpelthen digitalisere deres signaturer og vedhæfte den til dokumentet.

HelloSign er et godt eksempel. Det giver dig mulighed for at underskrive et dokument sendt til din Gmail-adresse og underskrive det derfra uden at skulle installere yderligere software. Det fører ikke engang dig til et andet websted eller en app. Det er integreret med Gmail, og det virker problemfrit inden for Gmail-grænsefladen.

HelloSign for Gmail er en Chrome-udvidelse, som du kan downloade fra webshoppen. Efter installationen vil du lægge mærke til en anden mulighed ved siden af ​​en vedhæftet fil, der siger "Sign", ud over de standard, der er "View" og "Download".

Bemærk : Firefox-bruger kan finde udvidelsen her.

HelloSign kan åbne de fleste dokumentfiler, herunder PDF, MS Word og MS Excel.

For at underskrive et vedhæftet dokument skal du blot klikke på "Sign" knappen. Dette skal hente HelloSign pop op-vinduet, og det skal tage et par sekunder at åbne og indlæse dokumentet.

Når dokumentet er lagt, får du derefter HelloSign-grænsefladen, med fire knapper øverst. Disse knapper angiver, hvilke oplysninger du vil føje til dokumentet. Ud over underskrift eller initialer kan du også tilføje et afkrydsningsfelt, underskrevet dato og en tekstboks.

Træk signaturen eller initialerne til, hvor du vil indsætte din underskrift på dokumentet. Dette vil medbringe et andet vindue, hvor du kan vælge, hvordan du tilføjer din signatur.

Hvis dette er din første gang at bruge appen, så ville det bedste valg være "Tegn det i", hvor du kan bruge din mus til at tegne din signatur.

Hvis du ønsker at bruge dine initialer, kan du i stedet vælge "Indtast signatur".

Hvis du har en billedfil af din underskrift eller har taget den med din smartphone, er der flere muligheder til rådighed for disse tilfælde. Du skal blot vælge "Tilføj billede fil" eller "Smartphone" fra menupanelet.

I skærmbilledet nedenfor valgte jeg at tegne min underskrift ved hjælp af musen.

Når du er færdig, kan du enten vælge "Insert" eller "Save & Insert Signature". Jeg fandt ud af, at den anden mulighed er meget praktisk, hvis du vil bruge den samme underskrift i alle fremtidige dokumenter for at spare tid.

Signaturen skal nu vises på det angivne område i dokumentet, og du kan trække boksen til omplacering eller trække nederste højre hjørne for at ændre størrelsen.

Du kan nu klikke på "Gem og vedhæft til e-mail" i øverste højre hjørne, og dokumentet skal nu være klar til at blive sendt tilbage sammen med dit svar.

HelloSign for Gmail er et genialt værktøj til at underskrive dokumenter lige ud af Gmail-grænsefladen. Det er glimrende for folk, der ikke har adgang til en printer, men skal straks underskrive et dokument. Med dette værktøj sparer en bruger tid, energi og ressourcer, når han signerer og sender vigtige dokumenter, der også er meget presserende.

Billedkredit: Forretningsmand sidder på skrivebordet underskriver en kontrakt med lavt fokus på underskrift. af BigStockPhoto