Det er sjovt at se, hvor hurtigt vores tekniske løsninger går fra robust digital løsning til skrøbeligt digitalt problem. Tag f.eks. E-mails. At have en e-mail-konto betyder, at du aldrig mister en besked, du er sendt, ikke? Ulemperne er, at du aldrig rigtig kan finde en besked, når mængden af ​​e-mails, du opbevarer, går op, og stort set er al mail gemt på et sted på din computer og så sårbart for tab.

Selvfølgelig er det muligt, at din computer er sikkerhedskopieret (og du burde virkelig gøre det, hvis du bare indså, at du ikke gør det), men at have en sikkerhedskopiering er én ting - at genoprette dine e-mails tilbage i dit e-mail-program er en anden.

Gør det for hånd

Den hurtigste og nemmeste måde at sikkerhedskopiere vigtige e-mails er selvfølgelig at trække dem i en mappe og gemme dem på et USB-drev. De fleste e-mail-programmer på de fleste platforme åbner en løs email, som sandsynligvis vil indeholde eventuelle vedhæftede filer. Det er alt godt og godt, men det ved en e-mail-klient er, at den holder dine e-mails i en (teoretisk) søgbar database. En løs samling af filer i en mappe sikrer dataene, men det er på ingen måde en søgbar ressource.

Du kan være lidt mere organiseret om det og trække e-mails om kontoaktivering, produkt serienumre, kvitteringer fra køb osv., Men det er lidt af en smerte at skulle holde alt, der manuelt opdateres.

Freeware løsninger

Løsningen er en e-mail arkivering service. Du vil finde mange tjenester derude, men de fleste er meget corporate i tone. Der er nogle, især den populære MailStore-løsning, som tilbyder en gratis version af deres firmware til brug i hjemmet.

Dette er en meget bedre løsning til at holde dine e-mails sikker og ikke bare sikker men tilgængelig. Udover at sikkerhedskopiere dine e-mails offsite på et fjernt digitalt sted, kan du gendanne dine e-mails lige tilbage til, hvor de stammer fra din klient software. Du kan også søge i e-mails i backupen for relevante detaljer som afsender og datoer.

Den største opside ved at bruge en dedikeret e-mail-arkiveringstjeneste i stedet for en generel offsite-backup eller gøre det i hånden er simpel: Dine e-mails er ikke kun søgbare men genoprettelige. Som en sideværdi betyder det også, at hvis du har dine e-mails gemt i en ekstern database, gør det også lettere at migrere dine e-mails. Hvis du skifter computere, for eksempel hvis du opgraderer til din hovedbordsmaskin, er en af ​​de største smertekilder nødt til at starte din e-mail-klient fra bunden uden at have adgang til din gamle mail.

Med en offsite backup, der nemt kan repareres til enhver klient, kan du bare trække alle e-mails fra din chef, din kone, din primære softwareudbyder og fortsætte som om der ikke er sket noget. Dette er så meget nemmere end at implementere e-mail-eksport- og importværktøjer eller hacking databaserne for hånden, som har været standardløsningen i lang tid.

Når vi bevæger os til en tid af hele dit arbejde og hjemliv bliver gemt i email, er det fornuftigt at tage skridt til at sikre det.

I praksis

Brug af Mailstore som et eksempel er det meget nemt at bruge. Når softwaren er blevet downloadet og installeret, bliver du konfronteret med et Dashboard.

Til venstre har du en detaljeret liste over alle de rapporter, du kan gøre.

I centrum har du hotlinks til fælles opgaver.

Og til højre har du dit dashboard.

For at komme i gang skal du klikke på linket "arkiv email" i midten af ​​kolonnen. Dette bringer dig til arkivets email-panel.

Arkiver styres af "profiler", så hver e-mail, du ønsker at sikkerhedskopiere, skal oprette en profil. Du gør det enten ved at skrive din email i feltet Opret profil eller vælge en bestemt protokol fra den avancerede rullemenu.

Du bliver bedt om at indsætte dit kodeord for at godkende adgangen.

Når softwaren har pollet din e-mail-konto på internettet for at bekræfte det, oprettes din nye profil.

Der oprettes en profil i instrumentbrættet, og du kan nu dobbeltklikke på den for at blive arkiveret fra serveren til din maskine.

Bemærk: Da softwaren snakker direkte til din mailserver, behøver denne arkivmaskin ikke engang at være din e-mail-maskine, hvilket er nyttigt til back-up på stedet.

Når det er gjort, vil din email blive sikkerhedskopieret og søgbar ved hjælp af Mailstore-softwaren.

Konklusion

Forhåbentlig har dette givet dig nogle ideer til at hjælpe dig med at føle, at dine e-mails er en ressource og ikke en uønsket bunke. Det er meningsløst at have dem liggende, medmindre du kan komme til dem, du har brug for, og e-mail arkivering er helt sikkert et skridt i den rigtige retning.

Hvis du har nogle tanker om e-mail arkivering, så kontakt os venligst i kommentarerne nedenfor.

Billedkredit: Yuri Samoilov