Nogle gange, når du downloader et dokument fra internettet, vil du bemærke, at det kommer i et .PDF-format. Du har måske også bemærket, at det er svært (hvis ikke umuligt!) At redigere det, og det kræver, at dennes egen læser åbnes. For nyere brugere kan dette virke som et forvirrende valg af dokument filtype. Hvorfor bruger folk PDF-filer? Ville ikke noget som en. DOCX-fil være bedre?

I sandhed er PDF-filer meget nyttige på, hvad de gør! De har været en måde at sende dokumenter digitalt i lang tid, og ser ikke noget tegn på at gå væk snart. Så hvorfor bruger folk PDF-filer, når de sender dokumenter, og hvor kan du bruge dem i dit daglige liv?

Relateret : Sådan gemmes filer som PDF i Windows 10 uden ekstra software

Fordelene ved PDF-filer

For at forklare, lad os gå tilbage til spørgsmålet om " vil ikke .DOCX-filer være bedre. "Problemet her er at antage, at alle ville være okay med at bruge en DOCX-fil på deres enheder. DOCX er en filforlængelse, der stammer fra Microsoft Word. Hvis andre ønsker at åbne dokumentet, skal de enten bruge Word eller bruge en tekstredigerer, der kan åbne / importere DOCX-filer. Selvom de kan, kan formateringen komme i gang i processen. Det gør tingene lidt vanskelige for at sikre, at alle kan læse dokumentet.

Heldigvis har mange operativsystemer fuld støtte til PDF-dokumenter. Det betyder, at vi ikke behøver at oprette et dokument specielt til Microsoft Windows-brugere, en til iOS, en til Linux - vi kan bare sætte det ind i en PDF-fil, og alle kan læse den.

Hvornår skal du bruge .PDF-format

Som sådan er den bedste tid til at bruge en PDF-fil, når du ikke har nogen anelse om hvilket operativsystem filen skal åbnes i. Sig, at du skriver en håndbog til en hjemmeside, hvor brugerne kan downloade. Denne hjemmeside kan besøges af personer på Windows, iOS, Linux og mobile enheder, så vi skal imødekomme alles behov. I dette tilfælde bruger .PDF formatet appeases alle uden at gøre tingene komplicerede.

Endnu bedre, når folk downloader håndbogen, kan den åbne automatisk i brugerens browser. Browsere som Chrome og Firefox har indbyggede PDF-seere, så folk kan læse dit dokument hurtigt og nemt.

Det er også fantastisk, når du sender dokumenter via e-mail. Når du vil sende et dokument (f.eks. Dit resumé) til nogen, kan du bruge en DOCX-fil til at gøre dette. Dette kan være fint, hvis modtageren er på deres pc, men hvis de er ude og omkring på deres telefon, kan det være vanskeligt for dem at læse dokumentet. I denne situation kan du vedhæfte en PDF-version, der dækker alle baser.

Relateret : Sådan oprettes en PDF med fyldbare blanketter i LibreOffice

Ulemper ved .PDF-format

Hvis nogen nogensinde har sendt dig et dokument i .PDF-format, og du ønskede at redigere det, har du allerede oplevet en af ​​de største ulemper! For at blive vist på flere operativsystemer, er en PDF-fil mere som en digital optagelse af originaldokumentet end en faktisk. Som sådan er redigering af en DOCX-fil versus en PDF-fil lidt som redigering af teksten på en whiteboard versus redigering af et billede af tavlen. Det er muligt, men meget vanskeligere!

Når du ikke skal bruge .PDF-format

Brug ikke .PDF-format, når du vil have et "live-dokument", som andre kan redigere. Du kan tilføje redigerbare felter til en PDF-fil, men for fuldskala redigering er .PDF-format ikke ideelt. Forhåbentlig, hvis du arbejder med andre, ved du, hvilke operativsystemer de bruger og kan blive enige om en filtype, der passer til alle. I det mindste kan alle bruge en skybaseret dokumenttjeneste, såsom Google Docs. Gem PDF-filer, når du har brug for alle for at kunne læse et dokument brug det ikke, når alle skal kunne redigere det.

Dokumentafgørelser

I betragtning af, hvor forskellige de er fra andre dokumenter, kan det være forvirrende, hvorfor .PDF-format bruges overhovedet. Nu ved du hvorfor og hvordan de bruges, samt nogle tilfælde hvor det er bedre at lade dem være.

Hvor meget bruger du PDF-filer i dit daglige liv? Fortæl os nedenfor!