Har du nogensinde prøvet at kopiere (Ctrl + c) og indsætte (Ctrl + v) nogle oplysninger fra en webside eller e-mail til et orddokument, for at det indsatte indhold ikke vises i samme stil som resten af ​​dokumentet? Årsagen til dette er, at den oprindelige HTML-formatering i det kopierede indhold bevares i processen.

Heldigvis er der en måde at indsætte indhold på uden at beholde den oprindelige formatering; Denne funktion kaldes "Indsæt special". Det giver også nogle nyttige muligheder, når du indsætter billeder i et dokument. Du kan indsætte Special ved at trykke på "Ctrl + Alt + V" i Microsoft Office-pakken og en række andre applikationer. Denne artikel viser dig, hvordan Indsæt Special kan bruges i to af de mest populære Office-apps - Word & Excel. Bemærk venligst, at denne vejledning er skræddersyet til Microsoft Office 2010 og derover.

Microsoft Word 2010 eller ovenfor

Kopiering af tekst fra webside eller e-mail til Word-dokument

1. Når du har kopieret en tekst fra en webside til udklipsholderen (Ctrl + C) i et Word-dokument, skal du navigere til Hjem og vælge pilen under Indsæt - Indsæt Special (eller tryk Ctrl + Alt + V).

2. Dialogboksen Indsæt special vises som vist nedenfor:

3. Som standard fremhæves alternativet HTML-format, da vi kopierer tekst fra en webside. Hvis vi fortsatte med at indsætte med denne valgmulighed valgt, ville den kopierede tekst holde sin HTML-formatering og sandsynligvis se helt ud af sted i dokumentet som vist på billedet nedenfor.

4. I stedet skal du vælge indstillingen "Uformateret tekst" for at fjerne HTML-formatering og indstille den til standardindstillingerne i dokumentet.

Kopiering af billeder fra webside eller e-mail til Word Document

1. Hvis du kompilerer billeder i et dokument fra internettet eller e-mail, kan der opstå et problem, hvor billedet kopieres, er en stor fil. For eksempel er billeder, der er indlejret i e-mail-vedhæftede filer, normalt bmp-filer (bitmap), som er en af ​​de største kvalitetsbilledfiler, der er tilgængelige. For at mindske kvaliteten af ​​grafikken kan Paste Special udnyttes. Dialogboksen Indsæt special skal give dig følgende muligheder:

2. I stedet for at kopiere billedet i sit HTML-format som fremhævet ovenfor, sikrer en anden type billedformat som GIF, PNG eller JPEG, at billedets grafiske størrelse reduceres. Som følge heraf krymper den samlede filstørrelse af dit dokument, hvilket er meget nyttigt, hvis du sender e-mail til dokumentet.

Microsoft Excel 2010 eller ovenfor

For de af os, der regelmæssigt rod i regneark, kan Paste Special være en stor produktivitetsbøn. Nedenfor vises nogle få Excel-specifikke Paste Special-teknikker.

Transponere data

1. Et ret almindeligt dataoprydningsproblem i Excel er transponering af data. For at fremhæve kolonnerne af vores data i rækker skal du fremhæve de originale data og trykke på "Ctrl + C".

2. Naviger til et tomt dataområde i dit regneark, og tryk på "Ctrl + Alt + V". Når Paste Special åbnes, skal du klikke på Transpose.

3. En transponeret kopi af tabellen vises nu i regnearket.

Automatisk beregninger

Indsæt Special kan anvendes, når det er nødvendigt, for at udføre simple beregninger som for eksempel multiplicere, subtraktion eller tilføjelse på tværs af flere celler på samme tid. I eksemplet skal vi trække 20 fra værdier i B3-B10.

1, i en tom celle indtaste værdien 20 og tryk på CTRL + C

2. Fremhæv cellerne B3-B10, og tryk på CTRL + ALT + V. I dialogboksen Indsæt special vælges Subtract under Operation-overskriften. Klik på OK.

3. Celler A1-A20 har nu 20 subtraheret fra deres samlede værdier.

3. Formatering af grafer

Hvis du skal vise flere diagrammer, er det vigtigt, at farven, skrifttypen og skalaerne er ensartede i hele. Men styling af hvert diagram, der matcher, kan blive ekstremt kedeligt. Heldigvis kommer Paste Special til nytte igen.

I eksemplet nedenfor ønsker vi at konvertere Vegetabilsk Tally-grafen til at ligne Fruit Tally-cirkeldiagrammet.

1. Vælg cirkeldiagrammet og tryk på Ctrl + C. Vælg bardiagrammet og indtast Ctrl + Alt + V.

2. Når dialogboksen Indsæt special åbnes, skal du vælge Formater.

3. Vegetabilsk Tally-stregdiagrammet er nu blevet formateret for at ligne et cirkeldiagram som Fruit Tally.

Konklusion

Som eksemplerne ovenfor illustrerer, kan Paste Special levere nogle store produktivitetsforbedringer. Komplicerede eller gentagne formateringsopgaver, især i Excel-regneark, kan i de fleste tilfælde løses med et enkelt klik på knappen. Mens vi kun nævner brugen i Microsoft Office, kan den også bruges i mange forskellige applikationer, herunder Gmail. Vi foreslår at prøve det næste gang du kopierer tekst fra internettet til et orddokument. Venligst skriv i kommentarerne nedenfor, hvis du har spørgsmål.

Billedkredit: Indsæt kopiering Kopier indlæg