At være produktiv kan nogle gange være så simpelt som at blive organiseret. En måde at blive organiseret på er at have alle dine aftaler i en kalender, det være sig papir eller digital. Af hensyn til denne artikel vil jeg tale om den digitale version.

En fælles digital kalender er Google Kalender. Mange virksomheder, internetudbydere, kommuner og offentligheden bruger Google Kalender. Jeg elsker det på grund af, hvordan det synkroniseres med mit Blackberry og nu er integreret med min Android-telefon. Din Google Kalender er et godt sted at begynde at få dit liv i orden.

Sådan får du det bedste ud af Google Kalender og begynder at blive organiseret.

Labs

Som alle de andre Google-apps har Google Kalender funktioner, der ikke er helt klar til at blive frigivet, men har stor værdi. Google ringer disse labs. Her er nogle Labs til din kalender for at hjælpe dig med at få mest muligt ud af det.

1. Gentle påmindelser

For de af jer, der bliver let distraheret (som mig) og ikke vil have et vindue popping op for at fortælle jer om dit møde om en time. I stedet får du en meddelelse nederst på skærmen for at fortælle dig.

2. Event bilag

Hvis du inviterer folk til et møde, kan du også have, at de har dagsordenen. Med denne Labs-tilføjelse kan du vedhæfte en kopi af mødedagsordenen til arrangementet.

3. Smart rescheduler

Den smarte rescheduler er, hvad navnet antyder. Hvis du har brug for at flytte et møde, kan du bruge denne Labs-funktion til at finde den næste bedste mødetid for deltagerne. Enkelt klik på den aftale, du vil omlægge, og det vil bede dig om at finde en ny tid i den smarte omstillingsboks på højre side af din kalender. Det kan scanne begge kalendere for at finde den bedste tid til omlægningen.

4. Hvem er min en-til-en med?

Hvis du har meget på spil, kan du ikke altid huske, hvem du møder. Når du aktiverer denne funktion, vil du se et navn ud for navnet på navnet, der fortæller dig, hvem invitationen var fra.

Måder at organisere dine kalendere

Hvis du er en travl person, kan du have mere end en kalender til at håndtere. Mange af de enlige forældre, jeg ved, har arbejde, børn, familie og personlig tid til at klare. Her er nogle måder, du kan styre flere kalendere på ét sted.

1. Del kalendere med arbejde eller familie

Jeg foreslår det hele tiden for familier. Hvis du har to eller flere mennesker, der fører aktive liv, er det en god idé at dele din kalender med de andre. På denne måde kan du se, hvad de foregår, før du laver planer, der indeholder dem.

Jeg bruger dette til fodboldklubbanerne og også mit team. Jeg deler min vigtigste trænings- og spilplan med mit team, så alt hvad de behøver at gøre, er at se på deres Google Kalender og se den mest up-to-date tidsplan for begivenheder.

2. Forskellige farver til forskellige kalendere eller begivenheder

Google giver dig mulighed for at ændre farven på en begivenhed eller kalender for at hjælpe med at skille sig ud. Afhængig af årstiden administrerer jeg 8 kalendere. Alle disse kalendere har en anden farve for at gøre begivenheden lettere at skelne fra de andre.

3. Udskriv det

Så mærkeligt, som det kan være for nogle, fungerer det for nogle mennesker, at du udskriver din ugentlige eller månedlige kalender. Hvis du har folk, der ikke er teknisk dygtige eller har en plads, hvor din familie kan søge efter oplysninger naturligt (køleskabsdøren eller et tørt slettekort), kan du udskrive din kalender for alle at se.

Nogle af disse kan være enkle rettelser. Den hårde del går ind i rutinen for at bruge din digitale kalender. Hvis du har en Android eller anden smart telefon, kan du synkronisere den med din Google-konto og begynde at bruge din digitale kalender med det samme.

Hvordan holder du livets begivenheder i orden?

Billedkredit: Alaivani