I løbet af de sidste par år har jeg brugt et par webpostprogrammer. Først brugte jeg en Yahoo-konto, så skiftede jeg til Gmail og derefter Google Apps. Dette skyldes, at Gmail og Google Apps udviklede sig ret hurtigt og leverede bedre tjenester end andre webmailtjenester. Jeg kan bruge disse tjenester til at organisere mit online liv og blive mere produktive på vej.

Nogle gange kan du få den samme type e-mails i din indbakke. Måske fortsætter dine blog-læsere med at stille det samme spørgsmål til dig ved hjælp af kontaktformularen, og du er træt af at skrive det samme svar igen og igen. Du kan bruge Gmail-dåse svar til at sammensætte dit svar en gang og gemme beskeden til senere brug. Et dåse svar fungerer som en e-mail-skabelon - du komponerer det en gang, gemmer det og kan indsætte hele meddelelsen i et svar senere.

Svar på Gmail-dåse er nemt at bruge og involverer ikke så mange trin. I denne vejledning lærer vi, hvordan du bruger Gmail-dåse-svar til at gemme e-mail-skabeloner til fremtidig brug.

Opret e-mail-skabeloner ved hjælp af Gmail-indspilninger

1. Log ind på din Gmail-konto, klik på indstillingerne og vælg fanen "Labs". Du finder en Gmail Labs-funktion som "Canned Responses" under afsnittet Tilgængelige Labs (Det er femte fra toppen). Vælg alternativknappen "Aktiver" og tryk "Gem ændringer" nederst på siden.

2. Når funktionen Canned response er blevet aktiveret, skal du gå til afsnittet "Komponere mail" i din indbakke, og du vil se en ny drop down som "Canned Response". Det bliver tomt i øjeblikket, men vi lærer at oprette og bruge et dåse svar i de følgende trin.

3. For at oprette et Canned-svar, skal du trække ned reaktionsmenuen i dåse og vælge "Nyt Canned Response". Dette åbner et popup-vindue til browsere, hvor du skal indtaste et navn for det dåse svar.

Sørg for, at du vælger et relevant navn for dåse svaret, fordi valg af noget som "svar 1" kan føre til forvirring på et senere tidspunkt. Du bliver nødt til at se på svarets krop, som igen ikke løser formålet med at bruge et konserves svar helt.

4. Indtast derefter svaret i meddelelsesfeltet og tryk på "Gem".

Det er det, dit dåse svar er klar til at blive brugt og vil være tilgængeligt fra rullemenuen til dåse-respons. Når du får den samme type e-mail-besked, hvis svar du allerede har gemt som et "dåse svar" - vælg blot det dåse svar fra rullemenuen, og meddelelsen vil blive indsat automatisk i e-mail-kroppen. Du behøver ikke skrive hele meddelelsen hele tiden fra starten!

Autoreply til Udvalgte meddelelser med Gmail Canned Responses

Konserves svar, kombineret med Gmail filtre kan være endnu mere nyttigt. Du kan automatisk svare på valgte meddelelser ved at oprette et filter og vælge et dåse svar.

For eksempel: Antag at du har en blog og få hyppige e-mails til gæstartikler. Det ville være en god ide at sende en automatisk responder, når nogen anmoder om at offentliggøre en gæstartikel på din blog. Følgende er de trin, der er involveret i at kombinere Gmail-filtre og dåse-svar:

1. Log ind på din Gmail-konto og gå til Indstillinger. Vælg fanen "Filtre" og klik på "Opret et nyt filter".

2. I det næste trin skal du vælge de regler, du vil anvende til Gmail-filteret. Dette kan omfatte en "Fra" e-mail-adresse, et bestemt emne eller kan være nogle specifikke ord i e-mail-koden. I vores eksempel bruger vi emnelinjen som betingelse for Gmail-filter og bruger sætningen "Gæstartikel".

3. Klik på "Næste trin og vælg den handling, du vil udføre, når en email med den angivne betingelse rammer din indbakke. Hvis du vil sende et automatisk svar, skal du markere afkrydsningsfeltet "Send dåse respons" og vælge det dåse svar, du vil sende.

4. Klik på "Opret filter", og du er færdig.

Nu når du får en email med emnelinjen som "Gæstartikel", sendes dit dåse svar automatisk til afsenderen. Dette er meget nyttigt, når du er væk fra arbejde og ønsker at sende automatisk svar til specifikke e-mail-meddelelser. Se også nogle nyttige Gmail Labs-tilføjelser, der gør din email-oplevelse mere produktiv.

Har du brugt Gmail hukommelse svar? Finder du det nyttigt nok? Del dine ideer i kommentarfeltet.