Regneark er et af de mest nødvendige værktøjer til dagens arbejdsmiljø. Folk bruger det til at organisere alt og alt, fra den enkle to-kolonne-indkøbsliste til det komplicerede multi-sheet multi-file firma budget. Men mindst en brug går ikke godt ud med et regneark: dataanalyse. En bedre løsning til at styre og organisere komplekse data bruger en database.

Årsagen til, at mange regnearkbrugere ikke ønsker at røre ved en database, er det "skræmmende og komplicerede" billede, som folk har om det. Heldigvis er der Airtable - en moderne skybaseret relationsdatabase med et simpelt regneark, der kan hjælpe dig med at organisere næsten alle data. Det giver mulighed for samarbejde, så du kan arbejde på en database med dine medarbejdere, og den synkroniserer på tværs af enheder via browser og mobilapps for at holde dataene ajour.

Hvis du er bekendt med Microsoft Access på Windows eller Filemaker Pro på Mac, så har du intet at bekymre dig om, fordi Airtable skal være lettere at bruge. For dem der er nye til databasekonceptet, giver Airtable dig trinvise vejledninger og en videovejledning til at holde dig hurtigere.

Start hurtigt med skabeloner

Det eneste, du skal gøre for at begynde at bruge Airtable, er tilmeldt en gratis konto. Den leveres med ubegrænsede baser og ubegrænsede samarbejdspartnere, med grænsen på 1.200 poster pr. Base og 2 GB fastgørelsesplads pr. Base. Der er betalt opgraderingsplaner for dem, der har brug for mere, men den gratis plan ville være mere end nok for de fleste personlige brugere.

For at hjælpe dig med at starte så hurtigt som muligt, giver Airtable dig skabeloner. Efter tilmeldingsprocessen vil det bede dig om at vælge mindst tre databasebrugseksempler. De tilgængelige muligheder spænder fra projekttracker til lemonadestandard, fra blog editorial kalender til bryllupsplanlægning.

For dem, der ikke er bekendt med databasen, er den hurtigste måde at starte på at bruge de eksisterende eksempler og ændre dem til dine behov. Åbn et af dine valgte eksempler, og tag et kig rundt for at gøre dig fortrolig. Men hvis du er en veteran, kan du gå direkte til oprettelsen af ​​en ny database ved at klikke på "Plus (+)" ikonet.

Lad os eksempelvis åbne Study Guide-databasen. Denne er tilpasset for at hjælpe eleverne med at holde styr på deres studier. Den bedragerisk enkle regnearkgrænseflade skjuler mange kraftfulde funktioner. Du kan tilføje og tilpasse rækker og celler til dine behov, indsætte medier som vedhæftede filer i en enkelt række, tilføje og slette tabeller til at spore andre skolefag for at studere, tilføje tilpassede visninger og mere.

Men i stedet for at forklare dem en efter en, er det bedre, hvis du prøver dem selv og får følelsen af, hvordan alt fungerer. For at hjælpe dig med at klikke på de farverige cirkler nederst til højre på skærmen, og de vil vise dig trinene for at opnå noget.

Du kan f.eks. Indtaste dine data ved hjælp af et formular i stedet for regnearkceller ved at klikke på ikonet "Udvid" ved siden af ​​rækkenummeret.

Du kan også oprette en brugerdefineret formular, som du kan dele med dine venner, og deres indtastning vil automatisk fylde databasen. For at gøre det skal du klikke på "Hovedvisning" og vælge "Formular".

Tilpas derefter formularen, og klik på "Del". Du får et link, som du kan dele med andre. Ved hjælp af Study Guide eksempelet ovenfor kan vi bruge formulardeling i en studiegruppe, hvor hvert medlem kan bidrage til et emne.

Hvorfor Airtable?

Brug af Airtable i stedet for desktop database applikationer har flere fordele, såsom:

  • Det er i skyen, så alt er hostet og sikkerhedskopieret uden at du behøver at gøre noget. Dine data er altid sikre og tilgængelige, så længe du kan oprette forbindelse til internettet.
  • Den understøtter multi-bruger, så du kan samarbejde med andre om at udfylde dine data og opnå mere på mindre tid.
  • Det er intuitivt og nemt at konfigurere. Nye brugere kan starte på ingen tid uden at skulle spilde tid med en læringskurve.
  • Det kan tilpasses med mange felttyper at vælge imellem. Du kan oprette stort set enhver database efter dine behov.
  • Det er browserbaseret, så du behøver ikke downloade noget. Det er også flydende og kan åbnes overalt, og der er en iOS-app (og beta-versionen til Android) til dem, der arbejder med deres mobile enhed.
  • Det understøtter integrationer med tonsvis af andre apps som Evernote, Slack, Pinterest, Twitter, Asana, Dropbox, Pocket, Instagram og mange flere.

Og det største spørgsmål fra nybegyndere er, hvorfor skulle de bruge en database i stedet for et regneark. Det enkle svar er, at en database er mere egnet til at organisere en stor mængde data, mens regnearket er bedre, hvis du gør mange beregninger.

Dette hurtige overblik over Airtable er næppe at skrabe overfladen af ​​hvad den kan gøre. Mit forslag er at gå videre og prøve Airtable. Det er gratis. Derefter del dine tanker og mening i kommentarerne nedenfor.