En af de større fordele ved at arbejde på et dokument i skyen er evnen til at dele det i realtid. Du behøver ikke længere at overgå editeringer for at forsøge at opretholde et sammenhængende dokument; nu kan alle chip ind i det samme dokument og endda redigere det på samme tid. Selvom det er meget nyttigt, er der problemer, som naturligvis opstår med flere personer, der redigerer det samme dokument. En dag kan du åbne dokumentet for at finde ud af, at mange redigeringer har fundet sted, hvoraf nogle er uenige med!

Heldigvis med enhver god software, der muliggør samarbejde redigering, er der en måde at finde ud af, hvem der lavede de ønskede ændringer og vende tilbage til en tidligere version. Sådan gør du det i Google Dokumenter.

Visning af redigeringer

I dette eksempel analyserer vi et dokument, der gennemgik redigeringer. Nogen forsøgte at tilføje et billede til denne artikel om Tutankhamun, men de gjorde ved et uheld et stykke over det billede, der diskuterede hans tidlige liv og forældre.

Heldigvis kan vi stadig genoprette afsnit, selv om det er blevet slettet. Først skal du klikke på "Fil" og derefter "Se revisionshistorik." Du kan alternativt trykke på genvejstasten "Ctrl + Alt + Shift + H", selvom det måske er svært at huske!

Revisionshistorien vil dukke op. Hvad der sker her er, at Google Docs "husker" forskellige stater i artiklen, som den bliver skrevet. Det logger også som skrev, hvilken post, så du kan se tilbage og se, hvem der redigerede dokumentet.

Hvis vi går igennem historien, kan vi se, at vores dokument er redigeret af Paul:

Vi kan klikke på hver revision for at se de ændringer, der blev foretaget i den version af dokumentets historie. Bemærk at du skal klikke på afkrydsningsfeltet "Vis ændringer" nederst i revisionshistorikken for at se dem.

Når man ser på ændringerne i en revision, vil enhver tekst, der blev redigeret, blive farvet i samme farve som den bruger, der redigerede den. I dette tilfælde er Pauls farve lilla, så alle hans redigeringer bliver lilla. Farvet tekst med en linje gennem det er, hvad brugeren er slettet, mens farvet tekst uden en linje gennem det er, hvad der blev tilføjet.

Gennem ændringerne kan vi se det øjeblik, hvor Paulus ved et uheld slettet vores afsnit:

Nu da vi ved, hvornår redigeringen blev lavet, er det tid til at genoprette det!

Gendannelse af revisioner

Først vælger vi revisionen lige før stykket blev slettet.

Nu øverst til venstre er der en knap kaldet "Gendan denne revision." Klik her.

Klik derefter på "Gendan" i popup-vinduet, der vises.

Dokumentet vender nu tilbage til sin gamle stat. Bemærk, at eventuelle revisioner, der foretages efter denne specifikke revisions tidspunkt, stadig er gemt. Hvis du går tilbage til en ældre revision, sletter eller overskrives ikke automatisk de ændringer, der kom efterfølgende. Vi kan bruge dette til at overføre indholdet, der er tilføjet i de nyere revisioner til dette, så vi kan beholde det slettede afsnit, samtidig med at vores samarbejdspartners arbejde stadig er intakt.

Google Docs "Forslag" -funktion

I fremtiden, hvis du vil undgå disse hovedpine, skal du fortælle dine forfattere om at aktivere "Suggesting mode". Du kan gøre dette ved at klikke på boksen øverst til højre, der siger "Redigering" og ændre det til "Forslag". På det tidspunkt at skrive, er det ikke muligt at tvinge forfattere til at bruge denne tilstand, så du bliver nødt til at bede dem om at gøre det manuelt. Hvis du begge redigerer filen samtidig, kan du gøre dette over dokumentets chat.

Når folk redigerer dokumentet med forslag aktiveret, vises ændringerne som et forslag snarere end en faktisk redigering. Det betyder at du ikke kan slette tekst fysisk Hvis du prøver, markerer Google Docs blot teksten til sletning. Hvis du også tilføjer noget, tilføjer Google Dokumenter det som en foreslået tilføjelse til artiklen. En logfil for hver redigering vises til højre og giver forfatteren mulighed for at forklare deres redigeringer, hvis de vil.

For at ændringerne skal blive "rigtige" skal de accepteres eller afvises. Dette gøres af bokse, der vises til højre for eventuelle ændringer.

Hvis du klikker på afkrydsningsfeltet, accepteres redigeringen og implementeres i det korrekte dokument. Hvis du klikker på kryds-symbolet, ændres ændringen til, hvad det oprindeligt var. I ovenstående eksempel, hvis vores samarbejdspartner brugte forslag til at foretage deres redigeringer, kunne vi have accepteret tilføjelsesforespørgslen for deres billede og afsnit og afvist sletningsanmodningen til vores eget afsnit. Meget nemmere!

Redigerer redigeringer

Når man samarbejder med andre, kan det være frustrerende at se vigtige dele ved et uheld slettet eller ændret. Med revisionshistorien kan du flytte den sidste ideelle tilstand af dokumentet og vende tilbage til den. Endnu bedre, med "Forslag" -modus tændt, kan du gennemgå hver forandring og godkende eller afvise det som du finder passende.

Bruger du jævnligt Google Dokumenter til at samarbejde om dokumenter? Lad os vide nedenfor!