Et af problemerne med e-mail-vedhæftede filer og brug af en browserbaseret e-mail-klient er, hvor lang tid det tager at uploade alle vedhæftede filer. Hvis du bruger en langsom internetforbindelse, ved du, hvor frustrerende det kan være at uploade flere vedhæftede filer til en ny e-mail-besked. Nogle gange kan forbindelserne mislykkes i midten, og du skal starte processen igen.

Hvis du uploader flere filer samtidigt, kan det også fryse browseren. For eksempel: Hvis du bruger Firefox og forsøger at uploade nogle PDF-dokumenter med høj filstørrelse, er der chancer for, at Firefox måske holder op med at reagere. I sådanne situationer bliver det svært at redde udkastet, som dræber din dyrebare tid

Et andet problem med vedhæftede filer er, når du vil finde dem senere. Hvis du sender og modtager snesevis af e-mails hver eneste dag, kan du muligvis ikke huske datoen og den aktuelle meddelelsestråd i den uploadede vedhæftede fil. I sådanne situationer skal du søge i filen på din computer eller bede en af ​​modtagerne om at videresende vedhæftet fil.

Hvad hvis vi kan bruge et desktop-værktøj til at uploade vedhæftede filer til vores Gmail-konto? Hvad hvis vi kan gemme en online kopi af alle vedhæftede filer til en fil hosting provider gratis? I denne vejledning lærer vi, hvordan du automatisk arkiverer alle e-mail vedhæftede filer til en gratis fil hosting provider (ved hjælp af Drop.io)

Upload vedhæftede filer til Gmail fra skrivebordet

Først skal du downloade Affixa-skrivebordsklienten. Affixa lader dig uploade vedhæftede filer til din email ved hjælp af Drop.io, en populær filhosting service. Du kan også bruge Affixa til at tilføje vedhæftede filer til din desktop e-mail-klient, f.eks. Microsoft Outlook, Thunderbird, Zimbra osv.

Når du har downloadet Affixa, skal du installere det og køre programmet. Klik på knappen "Tilføj" for at tilføje din Gmail eller Yahoo e-mail-konto, som vist nedenfor

I kontoindstillingerne kan du vælge "Google Apps" eller "Gmail fra rullemenuen" Brugernavn ". Indtast dine kontooplysninger og klik på "Test"

Affixa vil bekræfte, om brugernavnet og adgangskoden er korrekt, og vist en besked som vist nedenfor:

Skift nu til fanen "muligheder" og vælg "Load Affixa on Startup" og "Load Affixa, når jeg klikker på en e-mail-adresse". Dette vil automatisk påberåbe programmet, når du vil tilføje bilagene og ikke behøver at køre programmet manuelt.

Herefter skal du bladre til fanen "File Hosting" og vælge vedhæftningsreglerne. Hvis du altid vil bruge Drop.io-tjenesten til at være vært for dine vedhæftede filer, skal du markere afkrydsningsfeltet "Brug filhosten automatisk" og vælg igen afkrydsningsfeltet "Brug altid filhosting til mine vedhæftede filer"

Klik nu på "Preferences" og vælg en adgangskode til Drop. En Drop er intet andet end et sted, hvor din vedhæftning vil blive uploadet (se eksempel).

Indstilling af en adgangskode sikrer, at kun udvalgte personer kan se din vedhæftet fil, og det er ikke offentligt. Du kan nemt sende adgangskoden til din oprettede "Drop" til modtagerne i e-mail-beskeden.

Fra udløbet rullemenuen skal du vælge et interval, som du vil have, at dråbet skal være aktivt. Udløbsintervallet kan indstilles fra 1 dag til 1 år. Du kan også vælge andre muligheder, der omfatter, om andre brugere kan sende en kommentar til din vedhæftede fil, eller om de kan tilføje nye filer til det drop, der er oprettet af dig.

Opsætningsdelen er forbi, nu for at uploade en vedhæftning skal du blot højreklikke på en fil og vælge Send til -> Mail-modtager

Du kan også manuelt starte Affixa-programmet og trække og slippe for at tilføje e-mails til Drop.io Basket. Når alle filerne er tilføjet, skal du blot trykke på "Email" og Affixa vil uploade disse filer til Drop.io og tilføje dem som vedhæftede filer til en ny Gmail-besked. Følgende besked vises, når alle filer er blevet uploadet:

Åbn nu din Gmail-indbakke fra browseren, gå til mappen Kladder, og du vil se en ny besked med filen vedhæftet den pågældende besked, som vist nedenfor:

Send nu e-mailen til den, du vil have. Når e-mailen er sendt, modtager du straks en meddelelse fra Drop.io-tjenesten, som vist nedenfor:

Dine modtagere kan derefter downloade vedhæftet fil med administratoradgangskoden, eller de kan også abonnere på RSS-feedet i vedhæftet fil. Dette er meget nyttigt, fordi du ikke skal oprette en ny e-mail-besked, når du vil opdatere den bestemte meddelelsestråd og tilføje nye vedhæftede filer. Du kan blot uploade de nye filer på Drop.io-siden, og dine abonnenter modtager vil få en meddelelse i deres indbakke. Store!

Den gratis version af Affixa lader dig kun bruge en enkelt konto, du kan købe den kommercielle version, hvis du vil have avancerede muligheder, der understøtter flere konti.

Bruger du nogen tjeneste til arkivering af dine vedhæftede filer til e-mails? Del dine ideer i kommentarfeltet.