Online-sikkerhed er et meget vigtigt spørgsmål, når man kommunikerer følsom information med andre. Der er mange måder, du kan sikre fortroligheden af ​​dit indhold: kryptering, adgangskodebeskyttelse og andre sikkerhedsfunktioner tilbydes i dag i dag. En anden mulighed for PDF-vedhæftede filer i Gmail er en udvidelse til Google Chrome kaldet docTrackr. Denne udvidelse er et praktisk værktøj til at tilføje et sikkerhedsniveau til dine vedhæftede PDF-filer, når du sender det via Gmail.

Udvidelsen kan installeres gratis fra Chrome Webshop. Efter installationen vil du se en pop op i øverste højre hjørne med et link til docTrackr hjemmesiden.

Før docTrackr er aktiveret i din Gmail, skal du tilmelde dig en gratis konto. Klik på linket angivet i blåt (https://use.doctrackr.com) nederst i pop op-vinduet. Opret din docTrackr-konto på den nye fane.

Efter oprettelsen af ​​kontoen skal du bekræfte registreringen via e-mail. Når dette er gjort, aktiveres din docTrackr-konto, og du er nu klar til at sikre PDF-bilag i Gmail.

For at kontrollere, om tjenesten er aktiveret korrekt, skal du logge ind på din Gmail-konto og oprette en ny besked. Du skal se et docTrackr-vedhæftelsesikon nederst i meddelelsesvinduet.

Klik på dette ikon for at åbne dialogboksen for at vælge den PDF-fil, du vil vedhæfte. Fortsæt med at tilføje meddelelsesemne, krop og modtagere. Når du er færdig, skal du trykke på Send-knappen.

En pop op vises derefter med adgangskontrol og meddelelsesudløbs muligheder. Her kan du vælge at give redigerings- og udskrivningsrettigheder til modtagere og tildele en udløbsdato for vedhæftet fil.

Klik på "Sikker & Del" for at sende e-mailen.

Hvis du vil spore e-mail-bilagets aktivitet eller fjernadgang deaktivere adgang, skal du klikke på docTrackr-ikonet igen og derefter på det blå link nederst i pop op-vinduet. Dette åbner en anden fane, som viser dit dashboard.

Herfra kan du se en liste over filer, du har sikret ved hjælp af docTrackr. Et gearikon til højre for hver fil gør det muligt at klikke på Deaktiver eller Profil. Deaktiver fjernadgang deaktiverer dokumentet, mens Profil bringer dig til en anden side, der viser dokumentets aktivitet.

Du kan også modtage e-mail-underretninger, når en modtager åbner, udskriver eller undlader at åbne et dokument. Klik på fanen Meddelelser i dette profilvindue for at vælge nogen eller alle disse muligheder.

En vigtig ting at bemærke om at åbne PDF-filer sendt via docTrackr er, at det kun åbnes ved hjælp af Adobe Acrobat Reader. Udvidelsen er designet til kun at fungere med Adobe og fungerer ikke, når den åbnes med anden software som f.eks. Google Docs, Mac OS Preview eller andre tredjeparts PDF-seere. En gratis docTrackr-konto giver dig også mulighed for at sende ti vedhæftede filer pr. Måned.

Med alle funktioner, der er tilgængelige og gratis, er docTrackr en bekvem måde at sikre PDF-filvedhæftninger på. Det går ud over at sikre dokumenter og giver dig mulighed for at spore dem, efter at de er sendt, hvilket er et stort plus, når du vil gøre mere end blot at holde et dokument sikkert.