Design af dokumenter i Word kan være en blanding af utrolig let og smerteligt svært. Visse opgaver er smertefri, mens flytte billeder omkring et dokument er et minefelt af uventede konsekvenser.

Hvis du ofte arbejder med de samme typer dokumenter, kan du måske finde dig selv at lave de samme stilistiske tweaks igen og igen, men du kan spare dig selv for problemerne. Det er nemt at gemme et eksisterende Word-dokument som en skabelon, der bevarer styling og starttekst til nye dokumenter. Du kan også oprette en skabelon fra bunden, hvor du kan basere nye dokumenter.

Styling korrekt i Word

Før vi taler om skabeloner, skal vi tale om den rigtige måde at skrive tekst på i Word. Hvis du ikke bruger Styles in Word (dvs. styling tekst direkte), har du to problemer.

For det første gør du alt på næsten den sværeste måde. For det andet vil dine skabeloner kun have begrænset anvendelighed. Oprettelse af overskrifter ved at vælge tekst, justere skriftstørrelsen til 24 og gøre den fed (og derefter fortryde den i næste linje!) Er et frustrerende spild af tid.

Gør det ikke for dig selv! Invester ti minutter i at lære, hvordan Words stylingsværktøjer virker, og du sparer timer i det lange løb. Følgende er nogle grundlæggende tips til styling effektivt:

  • Brug altid overskrifter og normal styling som led i et dokument. Du kan finde dette i sektionen Hjemmeside i båndet under afsnittet "Styles".
  • Mens du lærer rebene, skal du starte med de eksisterende stilarter og overskrive dem med dine foretrukne styling valg. De eksisterende stilarter lader dig oprette "strukturen" af dine dokumenter, hvilket er afgørende for skabeloner.
  • For at justere en eksisterende stil skal du skrive teksten direkte, indtil den ligner det, du vil have, højreklik på den stil, du vil erstatte, og vælg "Opdater [Style] for at matche valg." Du kan også højreklikke på stilen og vælg "Modify", men det kan være lidt vanskeligere at få det rigtige.
  • I stedet for at trykke enter to gange under en overskrift, brug afsnittet "Paragraph" -båndet for at få tekstafstanden til højre.
  • Få avancerede tekstindstillinger, f.eks. Brevafstand, fra menuen "Font" ved at klikke på den lille pil nederst til højre på "Font" -menuen. Det samme trick virker for enhver båndmenu!

Gemmer din skabelon

Når du har oprettet din skabelon eller dit dokument åbent, kan du gemme det som et Word-skabelon til senere brug.

1. Klik på "File", og vælg derefter "Save As" fra menuen til venstre.

2. Dobbeltklik på "Denne pc" i Office 2016. I andre versioner af Word skal du dobbeltklikke på "Computer".

3. Indtast det ønskede navn til din skabelon i feltet Filnavn. Brug mellemrum og hovedstæder for at få det til at se godt ud; Du får se dette skabelonnavn i Word's template chooser senere.

4. Klik på rullemenuen Format og vælg "Ordskabelon (* .dotx)" fra listen.

5. Office naviger automatisk til standardmappen til brugerdefinerede ordskabeloner på din computer. Klik på "Gem" knappen for at gemme den nye skabelon.

Åbning og brug af din skabelon

Når du har gemt din skabelon, skal du oprette nye dokumenter med den. Tro mod navnet, vil oprette et nyt dokument med denne skabelon ikke ændre selve skabelonfilen. Du opretter et nyt, ikke-gemt dokument med styling og dokumentopsætning kopieret fra din skabelon.

Selvfølgelig, hvis du skal redigere skabelonen senere, kan du åbne et nyt dokument med skabelonen, foretage dine ændringer, og gem den redigerede skabelon øverst på den oprindelige, overskrive den forældede version.

1. For at oprette et nyt dokument skal du vælge "File" og derefter "New".

2. Klik på "Personlig" ud for "Udvalgte" for at se dine gemte skabeloner. Klik ikke på "Personlig" under "Foreslåede søgninger", som vil søge online skabeloner.

3. Klik på skabelon for at åbne et nyt dokument med samme styling.

Konklusion

Skabeloner gemmer eksisterende styling såvel som tekst. Dette kan give dig et større ben når du udfylder formularer eller skaber lignende dokumenter regelmæssigt. Hvis du opretter mange dokumenter med samme grundlæggende layout eller starter indhold ofte, er skabeloner en vigtig tid og tedium saver.

De skaber også konsistens på tværs af dokumenter og organisationer. Ved at dele skabelonfilen kan du forsikre dig om, at andre personer i din virksomhed, afdeling eller team følger de samme stylingsregler som du er. Det kan også tilskynde dig til at gøre attraktive designs hyppigere. Hvis du allerede har en skabelon med et fantastisk header design klar til at gå, behøver du ikke at "spilde tid" ved at designe et attraktivt dokument fra bunden op hver gang. Og veldesignede dokumenter imponerer alle fra kabinekammerater til chefer til investorer.