Det er yderst vigtigt at have en punchy, klar og præcis signatur i dine e-mails. Som freelance skribent, der fungerer mest i online-verdenen, ser jeg min e-mail signatur som den samme rolle som et visitkort havde i 90'erne.

Det er ret nemt at tilføje en signatur i Gmail: Gå bare til Indstillinger i Gmail, rul ned til Signatur og indtast en. Men mulighederne her er begrænsede, da det er ret restriktivt med hensyn til placering af signaturen før eller efter citeret tekst, og du skal gå til Indstillinger hver gang du vil skifte den til eller fra.

Her vil jeg vise dig hvordan du bruger værktøjet "Canned Responses" til at oprette flere signaturer og nemt kunne vælge hvilken du vil bruge (hvis nogen) hver gang du sender en email.

For det første skal du aktivere Canned Responses i Gmail Labs (hvor du finder alle mulige fantastiske Gmail-tilføjelser).

1. I din Gmail-indbakke skal du klikke på tandhjulsikonet øverst til højre, Indstillinger, og derefter klikke på fanen Labs.

2. Skriv i canned responses i feltet "Søg efter et laboratorium", og canned responses derefter på Enter. Canned Responses skal vises under "Available Labs." (Ignorer den del, hvor den siger, at det er for dovne mennesker - vi bruger det til noget mere produktivt end auto-svar!) Klik på "Aktiver" og derefter "Gem ændringer".

Du har nu Canned Responses aktiveret, så det er på tide at oprette din signatur (er).

1. Klik på "Komponér" i Gmail, som om du skrev en ny email.

2. Klik derefter på den lille pil i nederste højre hjørne af vinduet Ny besked -> Canned Responses -> Nyt dåse svar.

3. Skriv et navn, som du vil huske for din underskrift i tekstfeltet, der vises, og klik derefter på OK.

4. Gå derefter til Canned responses i vinduet Ny besked igen, og klik på navnet på din underskrift under undermenuen "Indsæt". Navnet du valgte til din underskrift vises så i linjen "Emne" i din email.

5. Skriv nu bare, hvad du vil have din underskrift til at være i "kropsdelen" af e-mailen (det område, hvor du normalt skriver din email-besked).

At gøre din signatur ser godt ud

Jeg kan godt lide at forordte min signatur med to bindestreger, som adskiller det pænt fra resten af ​​e-mailen. Jeg skriver så mit navn på første linje, min titel på den følgende linje, så et logo på firmaet eller firmaerne jeg arbejder eller skriver på på tredje linje. Selvfølgelig, hvis du vil indtaste dit Twitter-håndtag, telefonnumre osv., Så kan du også gøre det - det er jo din underskrift!

Hvis du vil bruge logoet på et websted eller firma, så kan du generelt få det ved at højreklikke på logoet på hjemmesiden og derefter klikke på "Gem billede som ..." Hvis du fejler, kan du bruge Windows Snipping Tool (Søg efter det i menuen Start.) for at klippe ud logoet og gemme det som et billede.

Når du har gemt logoet, skal du trække det over fra det sted, hvor det er gemt i Gmail-vinduet, hvor du opretter din signatur. Logoet skal som standard vises i din signatur i "Best fit" -størrelsen, men du kan ændre størrelsen ved at trække logoets hjørner.

Når du har indtastet din underskrift, er det tid til at gemme det til senere brug. Klik på pilen ved siden af ​​bin-ikonet nederst til højre -> Canned responses, og vælg derefter navnet på din underskrift under undermenuen "Gem".

Du har nu lavet din første underskrift! Hver gang du vil bruge det i en e-mail, skal du blot skrive en email, så når du vil indsætte din signatur, skal du klikke på pilen i nederste højre hjørne -> Svar på svar. Vælg derefter din underskrift under underpositionen "Indsæt".

Du kan oprette en hel liste over signaturer ved hjælp af ovenstående metode, klar til at vælge og vælge individuelt for hver e-mail, du sender. Hvis du vil redigere en af ​​dine underskrifter, skal du klikke på "Komponér" i Gmail, indsæt den ved hjælp af metoden i det sidste afsnit, og rediger det som du vil.

Når du er færdig med at redigere, skal du gemme din underskrift ved at klikke på pilen ved siden af ​​bakkeikonet nederst til højre -> Canned responses og derefter vælge det under "Gem" underpositionen.

Det eneste problem med denne Canned Response Signature-metode er, at den hovedsagelig er anvendelig til skrivebordet. Hvis du bruger Gmail-mobilappen, har du ikke hurtig adgang til dit dåse svar, hvilket gør denne metode ubrugelig.

Konklusion

Jeg har altid kæmpet med Gmails standard signatur muligheder og var overrasket over at finde ud af, at denne skjulte funktion, som generelt bruges til automatiserede svar, ville være så perfekt til at oprette og administrere min egen samling af signaturer. Det viser sig at nogle gange en funktion eller app kan bruges til et helt andet formål end den, det tilsyneladende er beregnet til.

Billedkredit: Underskrift